نتایج بیشتر...
اشتباهات رایج در مدیریت زمان
به نظرتان مهارت مدیریت زمانتان خوب است؟
اگر شما هم جزو اکثریت مردم باشید، جواب شما احتمالاً منفی است.
شاید تخمین شما از زمان درست نیست و یا اینکه تحت فشار به همه کارهایتان می‌رسید.
خیلی از ما می‌دانیم که می‌توانیم بهتر از زمانمان استفاده کنیم ولی متاسفانه نمی‌توانیم اشتباهاتی که مرتکب می‌شویم را شناسایی و مهار کنیم.
وقتی زمان خود را مدیریت می‌کنیم، احساس کارآمدی افزایش پیدا می‌کند و سطح فشار و استرس قطعاً کم می‌شود.
اشتباهات رایج در مدیریت زمان:
اولین اشتباه : عدم داشتن لیستی از کارها.
تا حالا شده که شما یک کار مهم و یا بخش مهمی از آن را فراموش کنید.
اگر اینطور است، پس قطعاً شما استراتزی داشتن لیستی از کارها را فراموش کرده اید.
از ترفند لیست کارها می‌توانید به صورت موثر استفاده کنید و کارهایی که قرار است انجام دهید را با ذکر اولویت مشخص کنید.
صدر جدول را برای کارهایی با اولویت بالا و انتهای جدول را برای کارهایی با اولویت پایین قرار دهید.
نکته‌ای که بسیار حائز اهمیت است، این است که پروژه‌های بزرگ را با ذکر جزئیات دقیق و به صورت عملیاتی در لیست کارهایتان بنویسید.
برای مثال ممکن است بنویسید شروع پیشنهاد بودجه، اما این جمله مبهم و کلی است و ممکن است این کار را به تعویق بیندازید.
پس اگر کاری که یادداشت کردید به ظاهر مبهم می‌آید، حتماً یک مقدار راجع به آن توضیحات بنویسید که برایتان در زمان اجرا، قابل فهم باشد.
دومین اشتباه در مدیریت زمان : مشخص نبودن اهداف شخصی است.
آیا می‌دانید که شش ماه آینده چه اتفاقی برای شما می‌افتد و یا یک سال آینده چطور؟
اگر نمی‌دانید پس حالا زمان هدف گذاری است.
هدف گذاری شخصی برای مدیریت زمان الزامی است ، چرا که اهداف چشم انداز مسیر مشخصی را برای شما تعیین می‌کنند.
وقتی شما بدانید به کدام جهت باید بروید، قطعاً می‌توانید اولویت‌هایتان را مشخص کنید و مدیریت زمان خوبی داشته باشید.
اهداف، مشخص می‌کنند که چه چیزی ارزش وقت گذاشتن دارد.
پس سعی کنید هنگام هدف گذاری تخیلاتتان را به کار بیندازید تا دورنمای آن هدف را بتوانید برآورد کنید.
سومین اشتباه که به آن می‌پردازیم عدم اولویت بندی است.
همکار شما برای پیشگیری از یک بحران از شما راه حل می‌خواهد و شما وسط یک جلسه مهم ایده پردازی برای جلب مشتری‌های خود هستید.
اگر جلسه را ترک کنید ممکن است یک تفکر ایده آل را از دست بدهید.
همچنین ممکن است از آن طرف با یک بحران روبرو شوید.
به نظر شما کدام یک از ضرورت بیشتری برخوردار است؟
بعضی اوقات خیلی سخت است و ما نمی‌دانیم چگونه اولویت بندی کنیم.
مخصوصاً زمانی که با یک سری اعمال ضروری روبرو هستیم.
خیلی ضروری است که باید بدانیم چگونه اولویت بندی کنیم و به این صورت مدیریت زمان کنیم.
یکی از ابزارهایی که به شما در اولویت بندی کارهایتان کمک می‌کند، ماتریس اولویت بندی آیزن‌هاور است که بر اساس اعمال پربازده با اولویت بالا و اعمال کم بازده و اولویت پایین می باشد.
به طور خلاصه این ماتریس چهار بخش دارد که باید کارهایتان را در آن تقسیم کنید:
یک : وظایفی که فوری و مهم هستند.
دو : وظایفی که فوری نیستند ولی مهم‌اند.
سه : وظایفی که فوری اند اما مهم نیستند.
چهار : وظایفی که نه مهم‌اند و نه فوری.
چهارمین اشتباه : عدم مدیریت محرک‌های مزاحم
آیا می‌دانید حداقل روزی دو ساعت صرف محرک‌های مزاحم می‌کنیم.
یک ایمیل یا یک تماس تلفنی می‌تواند ما را از جریان کاری که انجام می‌دهیم، دور کند و باعث می‌شود ما ۱۰۰ درصد توانایی‌مان را صرف انجام کار هدف نکنیم.
اگر می‌خواهید بهره‌وریتان را به ۱۰۰ برسانید حتماً باید مهارت‌های کاهش محرک‌های مزاحم را بلد باشید و این وقفه‌های مزاحم را کاهش دهید.
همچنین شما باید مهارت‌های تمرکز هنگام مواجهه با محرک‌های مزاحم را یاد بگیرید تا بهره وری شما به حداکثر برسد.
چک کردن ایمیل و شبکه‌های مجازی این روزها خیلی از وقت مردم را می‌گیرد، پس حواستان به این محرک‌های به ظاهر بی‌خطر، جمع باشد.
پنجمین اشتباه : تعویق در مدیریت زمان است.
تعویق زمانی رخ می‌دهد که شما کاری که همین حالا باید انجام بدهید را به تعویق می‌اندازید.
این به تعویق انداختن در افراد باعث می‌شود که احساس گناه کنند.
حتی کارهای دیگر را هم نتوانند به طور موثر انجام دهند.
می‌توانید با استفاده از آزمون تعویق خودتان را ارزیابی کنید تا ببینید آیا این مشخصه در شما وجود دارد یا نه.
اگر وجود دارد می‌توانید از استراتژی شکست تعویق استفاده کنید.
برای مثال یک استراتژی مفید این است که شما فقط زمان کوتاهی را فقط ۱۰ دقیقه برای شروع یک پروژه اختصاص دهید.
خیلی از افراد فکر می‌کنند باید یک پروژه را از اول تا آخر تمام کنند.
این خودش باعث اضطراب و تعویق می‌شود.
در عوض با خودتان عهد ببندید که فقط آن کار را شروع کنید.
ششمین اشتباه : بیش‌کاری است.
آیا شما شخصی هستید که به سختی “نه” می‌گویید؟
اگر اینگونه است شما فردی پر مشغله هستید که تعهدات و زمان پری دارد و این خود باعث ایجاد فشار و استرس و همچنین ضعف و روحیه پایین می‌شود.
ممکن است شما یک مدیر خوب باشید و اصرار داشته باشید که همه کارها را خودتان انجام دهید.
همه کارها در کنترل شما باشد و به شخص دیگری نتوانید که اعتماد کنید.
البته این مشخصه یک مانع بزرگ سر راه همه افراد است و نه فقط مدیران.
در هر صورت بیش کاری یک مانع بزرگ بر سر راه مدیریت زمان است و باعث می‌شود شما با انجام دادن یک سری کارهای درهم روبرو شوید.
برای جلوگیری از بیش‌کاری، هنری وجود دارد به اسم بله گفتن به فرد اما نه گفتن به کار.
این مهارت کمک می‌کند، ضمن حفظ همدلی در گروه، خودتان را به اثبات برسانید و کارایی تان را حفظ کنید.
از این به بعد اگر شخص دیگری به شما اصرار کرد که بله بگویید و کاری را به عهده بگیرید که زمان و توانش را ندارید، بدون عذاب وجدان به نه گفتن هم فکر کنید و بیانش کنید.
هفتمین اشتباه : یعنی پرمشغله بودن.
خیلی از افراد پر مشغله‌اند و واکنش آنها به این مشغله زیاد عجله است.
پیغام‌های بی‌پایان؛ کوهی از کارهای انجام نداده، رقابت کورکورانه و یک عالمه چیز دیگر.
مشکل اینجاست که اعتیاد به پر مشغله بودن به معنای کارآمد بودن نیست.
تنها محصول آن استرس و فشار روانی است.
توصیه ما به اینگونه افراد این است که عجله را کنار بگذارند و تکنیک مدیریت زمان را یادبگیرند.
هشتمین اشتباه : عملکرد چند وظیفه‌گی و چندگانه در مدیریت زمان است.
ممکن است یک فرد همزمان، هم با مشتری‌هایش ارتباط داشته باشد و هم همزمان پیغام‌هایش را چک یا با دوستش چت کند.
مشکل اینجاست که بسیاری از افراد فکر می‌کنند در زمانشان صرفه‌جویی می‌کنند ولی نتایج نشان داده که اینطور نیست.
چت کردن فرد در این صورت ممکن است پر از غلط باشد و همچنین مشتری‌های او از او راضی نباشند و ناامید ترکش کنند.
بهترین کار فراموش کردن چند وظیفگی است و به جای تمرکز روی چند تکلیف روی یک تکلیف متمرکز شدن است.
در این صورت کارهای شما با کیفیت‌تر از قبل انجام می‌شود.
نهمین اشتباه : استراحت ندادن به خودمان است.
اینکه شما می‌توانید ۸ تا ۱۰ ساعت بدون وقفه کار کنید چیز عجیبی نیست.
اما غیر ممکن است که بشود با این همه کار بدون استراحت دادن به مغز و شارژ کردن به طور مفید کار کرد.
بنابراین به استراحت کردن به عنوان هدر دادن زمان نگاه نکنید، بلکه فرصتی برای شارژ کردن خودتان است.
اگر استراحت کردن را فراموش می‌کنید سعی کنید از یک ساعت زنگ دار استفاده کنید.
پیاده‌روی یا خوردن یک چای یا قهوه یا ریلکسیشن می‌تواند بسیار مفید باشد.
سعی کنید یک استراحت ۵ تا ۱۰ دقیقه‌ای بعد از یک تا دو ساعت کار داشته باشید، البته این بستگی به توان شما هم دارد.
دهمین اشتباه : برنامه‌ریزی تکالیف به صورت غیر موثر است.
آیا شما آدم صبح هستید یا آخر شب انرژی بیشتری برای کار کردن دارید؟
نکته‌ای که ما باید به آن توجه داشته باشیم این است که ریتم‌های کاری را بدانیم.
یعنی زمان هایی از شبانه روز که انرژی بیشتری دارید، شما می‌توانید با برنامه‌ریزی، فعالیت‌های مهم و پر انرژی را در زمان پیک انرژیتان انجام بدهید و فعالیت‌های کم اهمیت در زمان‌های دیگری انجام دهید.
